Subsidie feestelijke evenementen

Waar gaat het over?

Stad Gent wil organisatoren van evenementen financieel ondersteunen.

Wat zijn de voorwaarden?

De subsidie kan enkel aangevraagd worden door vzw’s.

Wie een subsidie wil aanvragen voor een terugkerend evenement, moet de afgelopen 6 jaar minimum 3 keer subsidie ontvangen hebben van de dienst Feesten en Ambulante Handel.

Het evenement moet:

• plaatsvinden in Gent;
• publiek, gratis en integraal toegankelijk zijn voor het publiek;
• de geldende VLAREMA wetgeving omtrent cateringmateriaal volgen

Als organisator kan je maximum 1 subsidie per jaar aanvragen. Wie een subsidie aanvraagt voor een terugkerend evenement, kan geen jaarlijkse subsidie meer aanvragen.

De financiële steun van Stad Gent moet vermeld worden op alle communicatiekanalen door het plaatsen van het Gent: logo of de vermelding “met steun van de Stad Gent”.

Beoordeling door jury

Alle aanvragen worden door een jury beoordeeld op basis van onderstaande criteria:

1. De mate waarin het evenement de samenhorigheid versterkt, inclusief het ontmoetend, verbindend en feestelijk karakter van het gebeuren voor de lokale gemeenschap en de samenwerking met lokale partners.
2. De algehele organisatorische en inhoudelijke kwaliteit van het feestelijk evenement.
3. De mate waarin inspanningen worden geleverd voor een divers (en in het bijzonder kind- en jeugdvriendelijk) publieksbereik.
4. De financiële haalbaarheid van het voorstel, en de mate waarin wordt voorzien in eigen/andere inkomsten.
5. Het laagdrempelig karakter van de activiteiten.
6. Het duurzaam karakter van het feestelijk evenement.
7. De mate waarin wijkgebonden traditie op een toekomstgerichte wijze wordt verdergezet.
8. Een kwalitatieve visie op middellange termijn (indien je een subsidie aanvraagt voor meerdere jaren).

Alle voorwaarden kan je nalezen in het bijhorende reglement. 

Hoeveel subsidie kan je aanvragen?

De subsidie bedraagt minimum 2.000 euro en kan oplopen tot 30.000 euro. Als organisator kan je tot 80% van de kosten terugkrijgen. 

De subsidie kan aangevraagd worden voor:

• productionele en artistieke kosten
• kosten voor communicatie
• Unisono (Sabam en Billijke Vergoeding)
• Verloningen die toewijsbaar zijn aan het project 

Algemene overheadkosten, boetes, financiële sancties en gerechtskosten komen niet in aanmerking voor subsidiëring.

Hoe vraag je de subsidie aan?

Je kan de subsidie online aanvragen of door te mailen naar subsidies.feesten@stad.gent.

Om de subsidie online aan te vragen heb je onderstaande nodig:

• Identiteitskaart
• Pincode van de identiteitskaart
• e-ID lezer (of maak gebruik van een van de andere aanmeldopties)

Welke stappen zijn er?

1. Dien jouw aanvraag in met een overzicht van de inkomsten en uitgaven.

De deadline voor terugkerende evenementen is 1 februari. Voor eenmalige evenementen moet je de subsidie minimum 3 maand voor de startdatum aanvragen. 

2. De Dienst Feesten & Ambulante Handel gaat de ontvankelijkheid na en onderzoekt de volledigheid van het dossier. Wanneer de aanvraag volledig is, krijgt je als aanvrager na maximum 2 weken een schriftelijke bevestiging.
3. Een jury beoordeelt de volledige en ontvankelijke aanvragen.
4. De jury formuleert een gemotiveerd advies aan het college van burgemeester en schepenen over de toekenning en het bedrag van de subsidie.
5. Het college van burgemeester en schepenen neemt ten laatste binnen de 3 maanden na indiendatum een beslissing tot al dan niet toekennen van de subsidie op basis van het advies van de jury.
6. De beslissing van het college van burgemeester en schepenen wordt ten laatste 1 week na de collegebeslissing bekend gemaakt aan de aanvrager.
7. Na goedkeuring betaalt Stad Gent 90% van het voorziene subsidiebedrag. 
8. Na afloop van het evenement bezorgt je de Dienst Feesten en Ambulante Handel de nodige verantwoordingsstukken (betalingsbewijzen, facturen...), een inhoudelijk verslag over het bestede bedrag en een volledig en schematisch overzicht van de inkomsten en uitgaven met betrekking tot het evenement.
9. Dienst Feesten en Ambulante Handel beoordeelt de verantwoordingsstukken en betaalt de resterende 10% uit. 

Zijn er uitzonderingen?

Deze verenigingen en organisaties komen niet in aanmerking voor deze subsidie:

• Overheidsbesturen en onderwijsinstellingen
• Sportevenementen
• Initiatieven met partijpolitieke en religieuze doeleinden
• Evenementen tijdens de Gentse Feesten-periode
• Horeca en pop-up zaken (zomerbars)
• Stoeten

De subsidie is niet cumuleerbaar met een andere subsidie die dezelfde kosten subsidieert.

Regelgeving

Veelgestelde vragen

Onderstaande vragen zijn geen richtlijnen maar helpen je op weg. De vragen en antwoorden vervangen geenszins het bijhorende reglement.

Wanneer is jouw dossier volledig?

Een volledig dossier bevat een aanvraag (op papier of digitaal) en een overzicht van alle geraamde kosten en opbrengsten.

Waar kan ik algemene tips krijgen om een evenement te organiseren?

Op de website https://ikorganiseer.be/kan je heel wat praktische tips terugvinden over het organiseren van evenementen.

Moet ik nog vergunningen aanvragen?

Ja, een subsidie aanvragen betekent niet dat je automatisch ook de nodige vergunningen aanvraagt. Er zijn verschillende soorten vergunningen, afhankelijk van het soort evenement dat je organiseert.

Meer info op www.stad.gent/eventorganiseren. 

Moet ik Sabam en Billijke vergoeding aanvragen?

Ja, meer info op de website van Unisono.

Moet ik herbruikbare bekers gebruiken?

Wegwerpverpakkingen zijn sowieso uitgesloten. Je moet dus glazen, herbruikbare bekers, flessen met statiegeld, porseleinen kopjes of stenen kruiken gebruiken. Meer info over afvalvrij feesten op de website van Stad Gent. 

Waar kan je herbruikbare bekers lenen?

Bij Ivago kan je gratis herbruikbare bekers lenen. Je hoeft de bekers niet af te wassen.

Meer bekers nodig? Doe navraag bij je drankenleverancier. Veel brouwerijen bieden herbruikbare bekers aan.

Er zijn ook bedrijven die bekers en afwasstraten verhuren of die een afwasservice aanbieden.

Meer info op de website van OVAM.

Hoe kan ik mijn evenement duurzamer maken?

Er zijn verschillende manieren om jouw evenement duurzamer te organiseren. Zo kan je:

• gebruik maken van herbruikbaar cateringmateriaal
• bepaald materiaal lenen in de kringloopwinkel
• elektriciteit gebruiken van een vast aftakpunt in plaats van een generator
• afval sorteren
• kraanwater en siropen gebruiken in plaats van frisdranken
• lokale, biologische en seizoensgebonden producten gebruiken
• ecologische producten gebruiken voor toilet, afwas, …

Nog meer tips kan je terugvinden in de “checklist duurzame events” van Greentrack.

Denk ook na over de mobiliteitsimpact van jouw evenement:

• Informeer de bezoeker over hoe ze naar jouw evenement kunnen komen en hou hierbij rekening met het STOP-principe.
• Pas eventueel de programmatie aan zodat bezoekers nog met het openbaar vervoer naar huis kunnen.
• Voorzie voldoende (bewaakte) fietsenstallingen.

Hoe kan ik mijn evenement integraal toegankelijker maken?

Een integraal toegankelijk evenement is een evenement waarbij elke bezoeker zich zelfstandig, veilig en comfortabel kan bewegen. Denk hierbij aan:

• Toegankelijk sanitair
• Kabelgoten
• Rijplaten
• Een voldoende grote doorgang tussen tafels en stoelen
• een verlaagde bar

Op zoek naar tips? De website van Inter Vlaanderen bevat heel wat praktische tips.

Ook de toegankelijkheidsambtenaren van Stad Gent kunnen jou verder helpen.