Zoeken

Vergunning voor het organiseren van een evenement

Wie een evenement wil organiseren in Gent heeft een vergunning nodig of heeft een meldingsplicht.

Waar gaat het over?

Afhankelijk van het soort evenement heb je een vergunning nodig of moet je jouw evenement melden bij de politie via het meldformulier. 

Soort evenement

Evenementen op privédomein

Wie een evenement in een zaal of op privédomein wil organiseren, heeft een meldingsplicht. Jouw evenement melden kan via het meldformulier evenementen van de Gentse politie.

Rommelmarkt of garageverkoop

Wie een rommelmarkt of garageverkoop organiseert, moet een vergunning voor de inname van het openbaar domein aanvragen.

Mobiele activiteit op het openbaar domein

Wie een wielertocht, wandeling, betoging of stoet organiseert, heeft een meldingsplicht. Jouw evenement melden kan via het meldformulier evenementen van de Gentse politie.

Evenementen op het openbaar domein

Organiseer je een evenement op het openbaar domein, dan moet je een vergunning “inname openbaar domein” aanvragen.

Evenementen op de Watersportbaan

Organiseer je een hengel- of roeiwedstrijd op de Watersportbaan, dan moet je een vergunning "inname openbaar domein" aanvragen. 

Hoe aanvragen of melden?

Melding

Een evenement melden kan via het meldformulier evenementen van de Gentse politie. Doe dit minimum 4 weken op voorhand.

Vergunning

Een vergunning voor de inname van het openbaar domein aanvragen kan via het online formulier bovenaan deze pagina of via deze link https://innames.stad.gent. Doe dit minimum 6 weken op voorhand.

Na ontvangst van jouw aanvraag, onderzoekt Stad Gent jouw aanvraag en vraagt Stad Gent adviezen op bij de verschillende stads- en veiligheidsdiensten. 

Via www.mijnburgerprofiel.be kan je de status van jouw aanvraag opvolgen. De laatste stand van zaken kan je terugvinden bij meldingen. 

Benodigde documenten

  • Een inplantingsplan met een duidelijke weergave van de evenementenzone en de verschillende objecten in de zone

Afhankelijk van jouw evenement heb je ook onderstaande documenten nodig:

Hoeveel kost het?

Voor innames van het openbaar domein moet je in theorie een retributie betalen al zijn er heel wat uitzonderingen. 

Alle vrijstellingen en uitzonderingen kan je nalezen in artikel 6 van het retributiereglement.

Goed om te weten

Autovrij gebied en LEZ-zone

Hou rekening met het autovrij gebied en de LEZ-zone. Als organisator moet je zelf de nodige vergunningen aanvragen. 

Tijdelijke bewegwijzering

Tijdelijke bewegwijzering naar je evenement moet voldoen aan de voorwaarden opgelegd door het Mobiliteitsbedrijf Stad Gent. Enkele belangrijke voorwaarden zijn:

  • maximaal 2 borden per kruispunt
  • geen publiciteit. Borden die enkel een commerciële functie hebben, zijn niet toegestaan. 
  • vorm, kleur en plaats mag de reglementaire bewegwijzering niet verwarren
  • de borden mogen niet hinderen
  • enkel hangen aan eigen palen of bestaande bewegwijzering
  • plaatsen mag de dag voor de aanvang van het evenement
  • verwijderen moet ten laat­ste de dag na het evenement
  • sjabloontags, krijtverf en graffiti zijn verboden

In het aanvraagformulier kan je aanduiden of je tijdelijke bewegwijzering plaats. Indien je tijdelijke bewegwijzering plaatst, voeg dan als bijlage een plan of lijst met locaties bij.

Als de vergunninghouder de bovenvermelde voorwaarden niet naleeft, worden de borden op zijn kosten ver­wij­derd. Dit kan ook leiden tot een boete. 

Wie een bord of spandoek wil plaatsen op een gewestweg, moet hiervoor een bijkomende vergunning hebben van het Agentschap Wegen en Verkeer. 

Affichering en aanplakborden

Legale aanplakborden

Er zijn in Gent verschillende legale aanplakborden waar je jouw affiche kan ophangen. Je mag per bord maximum 1 affiche per evenement ophangen en het is verboden om affiches te overplakken van evenementen die nog moeten plaatsvinden. De borden worden elke 1ste en 3de vrijdag van de maand schoongemaakt zodat iedereen de kans krijgt zijn aanbod netjes te presenteren. Je bent verplicht om een verantwoordelijke uitgever te vermelden op de affiche.

Een eigen bord plaatsen

Het is verboden om zelf afficheborden te plaatsen, tenzij je een vergunning aanvraagt via Innames Publieke Ruimte Stad Gent. 

Water

Indien je voor jouw evenement een aansluiting op het waterleidingnet wil, neem dan contact op met Farys op het nummer 078 35 35 99. Alle info via https://www.farys.be/standpijp.

Sabam en billijke vergoeding

SABAM int de verplichte vergoeding voor publiek uitvoeringsrecht bij gebruik van werk van muzikanten, schrijvers, filmmakers, ... De vergoeding gaat naar de auteur of componist van de tekst of muziek.

De billijke vergoeding wordt gevraagd wanneer je muziek of teksten in het openbaar gebruikt waarvan anderen de auteur of componist zijn.

Je regelt Sabam en de Billijke Vergoeding met één licentie en via één betaling op het platform van Unisono. Meer info te vinden op www.unisono.be

Bewakingstaken laten uitvoeren door vrijwilligers

Ben je een VZW of feitelijke vereniging en wens je tijdens het evenement je leden in te zetten voor welbepaalde bewakingstaken in het kader van de Wet Private Veiligheid dan dien je hiervoor de toelating van de burgemeester te verkrijgen. Bezorg hiervoor dan tijdig via het wettelijke voorziene formulier de gevraagde gegevens aan de politie. Voeg ook de meest recente statuten van je vereniging toe aan de aanvraag. 

Via de website www.besafe kan je nagaan onder welke voorwaarden er toepassing kan gemaakt worden van het zogenaamde ‘vrijwilligersregime’ in het kader van de Wet Private Veiligheid. 

De politie kan beslissen om over te gaan tot een voorafgaande veiligheidscontrole. Meer info kan je terugvinden onderaan deze pagina bij documenten. 

Warme dagen/hittegolf

Op de website warmedagen.be, vind je als organisator een checklist en plan van aanpak. 

Andere vergunningen

Soms heb je naast de vergunning inname openbaar domein nog bijkomende toelatingen nodig van andere instanties, eigenaars of overheden. Indien dit het geval is, brengt Stad Gent je hiervan op de hoogte. 

Hou er rekening mee dat een procedure met verschillende vergunningen heel wat tijd in beslag kan nemen.

Regelgeving

Veelgestelde vragen

Wat is een goed opstellingsplan?

  1. Het plan bevat herkenningspunten van de omgeving (omliggende straten + straatnamen, gebouwen + huisnummers, parkeerplaatsen, bomen,…)
  2. Alle opstellingen (podium, tent, tafels en stoelen, eet- en drankstanden, …) zijn op de correcte plaats en op realistische grootte ingetekend.
  3. Er is een legende of een duidelijke beschrijving op het plan.
  4. De vrije doorgangen en hun afmetingen staan erop. Steeds 4 meter vrije doorgang (in bochten 6 meter) voorzien voor de voertuigen van de hulpdiensten!

Hou rekening met de reeds aanwezige infrastructuur zoals fietsrekken, paaltjes of wegmeubilair. Deze worden nooit verwijderd voor een evenement. 

Heb ik een drankvergunning nodig? 

Alle info over de nodige drankvergunningen kan je nalezen de website van Stad Gent. Indien je gegiste en sterke dranken wil schenken, moet je dit aangeven in jouw vergunningsaanvraag. 

Mag je flyeren voor en tijdens jouw evenement?

Ja, je mag flyeren maar er zijn wel voorwaarden:

Moet je een machtiging ambulante handel, de zogenaamde leurkaart, hebben als je iets verkoopt op jouw evenement? 

Ambulante handelaars (of foorreizigers) moet u een ondernemingsnummer hebben met een inschrijving in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) die de ambulante handel( of kermisactiviteit) toelaat. Alle info kan je terugvinden op de website van Vlaanderen. 

Niet professionele verkopers zoals verenigingen, vzw's of particulieren die iets verkopen voor een goed, sociaal of cultureel doel moeten een vrijstelling aanvragen.  

Moet je herbruikbaar cateringmateriaal gebruiken?

Ja, alle info via www.stad.gent/afvalvrijfeesten. 

Wat moet je doen met het afval van jouw evenement?

Je kan alles zelf opruimen en verwerken of gebruik maken van de diensten van een afvalverwerkingsbedrijf. 

Ook Ivago kan je hiermee helpen. Alle info via de website van Ivago. 

Vergunning voor het organiseren van een evenement