Een frisse blik op de schoolfactuur

Steeds meer ouders hebben moeite om de schoolfactuur te betalen. Ook secundaire school Styrka ontsnapt niet aan onbetaalde schoolfacturen. Om dit aan te pakken, levert het hele schoolteam samen een inspanning. Maar welke rol kan de boekhouding hierin spelen? Mieke Helderweirt, verantwoordelijke boekhouding vertelt hoe zij haar steentje bijdraagt aan een kostenbewuste school. 

Hoe gaat de school om met onbetaalde schoolfacturen? 

Helaas kampen we met een hoog aantal onbetaalde schoolfacturen. Uit een analyse bleek dat ze oplopen tot 31%. Mijn taak is dan om herinneringen te sturen in de hoop op reactie, maar bij de meeste gezinnen stapelen de onbetaalde facturen zich op. Het bedrag wordt vaak zo hoog dat er meer nodig is dan enkel een herinnering.  

In het kader van het traject rond kostenbewust onderwijs dat onze school loopt bij Onderwijscentrum Gent hebben we alle kosten op de schoolfactuur onder de loep genomen. We merken bijvoorbeeld dat de aankoop van schoolmateriaal zoals werkkledij en werkkoffers niet altijd evident is voor onze leerlingen. Vroeger moesten de leerlingen in het eerste jaar een werksalopette aankopen die ze maar één jaar konden gebruiken. Nu kunnen ze die van de school huren. Ook werkmateriaal kunnen ze huren in plaats van zelf aan te kopen, wat de kosten op de schoolfactuur ferm naar beneden haalt. 

Een tweede actie is dat we ouders nu al aan het begin van het schooljaar informeren over de kostprijs en schoolfactuur. Op die manier weten ouders op tijd wanneer ze een factuur mogen verwachten en hoeveel die factuur zal bedragen. We informeren ze ook over de optie om gespreid te betalen.  

Wat hebben jullie nog veranderd aan de schoolfactuur? 

We hebben de lay-out aangepast. Mijn contactgegevens staan er nu op vermeld zodat de ouders een rechtstreeks aanspreekpunt hebben. In eerste instantie was ik bezorgd dat ik veel e-mails zou ontvangen, maar dat valt goed mee. Ouders bellen liever. Als ze bellen, geef ik de mogelijkheid om ofwel gespreid te betalen, ofwel later te betalen. Op die manier begrijpen mensen dat de vervaldatum een richtlijn is. Als het bijvoorbeeld eens twee weken later is omdat ze nog een uitkering of alimentatie moeten ontvangen, is dat geen probleem. 

Ik denk wel dat er veel schaamte is om te bellen. Ouders bellen pas wanneer het water hun aan de lippen staat. Ik begrijp dat dit niet leuk is, dus probeer ik altijd zo normaal mogelijk te reageren. Ik laat dan ook voorzichtig vallen dat we samenwerken met het OCMW en dat daar niets mis mee is, maar ik merk dat ouders dat anders ervaren. 

Kruipt er veel tijd in het opvolgen van openstaande betalingen? 

Gespreide betalingen vragen meer opvolging, maar het werkt wel. Bovendien kan ik mij inleven in moeilijke situaties. Tijdens gesprekken hoor ik soms schrijnende verhalen. Ik kan dan niet anders dan begrip tonen voor mensen die in twee keer betalen. Het is een meerwaarde dat we het bespreekbaar kunnen maken, en als school in dialoog gaan op alle mogelijke manieren. Dat werkt beter dan alleen maar herinneringen sturen of werken met incasso.  

Met wie werk je samen? 

Zelf heb ik niet veel contact met de leerlingen. Daarom is de informatie die de leerlingenbegeleiding met mij deelt cruciaal om een inzicht te krijgen in de gezinssituaties. Eén keer per maand zit ik samen met de medisch sociale dienst over de schoolfacturen. Deze groep, bestaande uit verplegers, psychologen, therapeuten en leerlingenbegeleiders, heeft meer contact met ouders. Zij kunnen een brede kijk bieden op schoolfacturen, afwezigheden, de thuissituatie, … Boekhouding doe je niet alleen, die uitwisseling is heel belangrijk! 

Wij werken ook samen met OCMW Gent via het project Kinderen Eerst. Dat project zorgt ervoor dat een maatschappelijk werker zitdag houdt op de school. De maatschappelijk werker ondersteunt op die momenten ouders bij allerlei welzijnsvragen. De aanwezigheid op school verlaagt de drempel naar hulpverlening voor ouders en jongeren. De moeilijkheid hierbij is dat ik enkel gezinnen kan doorverwijzen die in Gent en deelgemeenten wonen. Voor leerlingen die elders gedomicilieerd zijn, moet ik elk lokaal bestuur apart contacteren om te horen of daar een tussenkomst van het OCMW mogelijk is. Heel omslachtig dus. 

Welke obstakels zijn er?  

Doordat veel leerlingen met de schoolbus komen, is er weinig contact met de ouders. Daar komt nog eens bij dat veel ouders anderstalig zijn. Dat maakt het nog moeilijker om ze te bereiken. Als school kunnen we kinderen niet vragen om te tolken over onbetaalde facturen. Dat klopt niet. Hier neemt de leerlingenbegeleiding een belangrijke rol op zich. 

Wat ook altijd een uitdaging zal blijven is dat leerlingen in het buitengewoon onderwijs een kwetsbare doelgroep zijn, vaak dragen zij een hele rugzak met zich mee. Helaas maakt armoede vaak deel uit van hun problemen. 

Waar ben je trots op?  

De dialoog die wij proberen aan te gaan met ouders en leerkrachten, waarbij we echt openstaan voor communicatie. Soms neem ik deel aan gesprekken met een ouders. Volgende week zit ik bij een gesprek met een mama die hier twee jongens op school heeft. Ze heeft een enorm bedrag openstaan, en dan kijken we wat we kunnen doen. Bijvoorbeeld door een afbetalingsplan op te stellen of contact op te nemen met het OCMW. We laten zien dat we niet de boeman zijn: we gaan in gesprek met de ouders en zoeken samen naar een oplossing.