Samen aan Zet: vraag een subsidie aan

Wat is Samen aan Zet?

Via Samen aan Zet geeft de Stad Gent een toelage aan vzw’s en feitelijke verengingen voor initiatieven die ontmoeting, samenleven en emancipatie bevorderen. Je kan de subsidie maximaal 4 keer per jaar ontvangen.

Wat zijn de voorwaarden?

1. Dé basisvoorwaarde om in aanmerking te komen voor de subsidie 'Samen aan Zet' is dat jouw initiatief mensen samenbrengt.
2. Je doet je aanvraag in naam van een vzw of een feitelijke vereniging met werking op grondgebied Gent.
3. De initiatieven zijn voor Gentenaars.
4. Het toegekende subsidiebedrag wordt enkel gebruikt om specifieke kosten te dekken. Meer hierover je lees je in het reglement.

Niet alle initiatieven die mensen samenbrengen komen in aanmerking. Je initiatief mag bijvoorbeeld geen commercieel, religieus of partijpolitiek doel hebben, mag geen deel uitmaken van de reguliere werking van de aanvrager, mag niet uitgaan van één individu. Meer hierover lees je in het reglement.

Als je gebruik maakt van deze subsidie, vragen we je om in al je communicatie (uitnodiging, flyer, affiche, berichten op sociale media, ...) het logo van Stad Gent op te nemen.

Hoeveel bedraagt de subsidie?

Het bedrag van de subsidie verschilt per categorie:

• categorie 1: maximaal 2000 euro
  Initiatieven die ontmoeting nu of in de toekomst bevorderen

• categorie 2: maximaal 2000 euro
  Initiatieven die Gentenaars informeren of sensibiliseren over thema’s als samenleven, welzijn, gelijke kansen of gezondheid

• categorie 3: maximaal 5000 euro
  Een reeks van initiatieven (in een langer durend traject) om Gentenaars in een maatschappelijk kwetsbare situatie op specifieke levensdomeinen (wonen, werk, vrije tijd ...) te versterken. De werkvorm mag zowel individueel en/of in groep zijn.  

TIP: 250 euro extra om je activiteit toegankelijk voor iedereen te maken!

Zorg ervoor dat iedereen zich welkom voelt op je activiteit. Dat kan al met enkele eenvoudige aanpassingen. Kies bijvoorbeeld voor een rolstoeltoegankelijke locatie. Maar ook door genderinclusieve taal te gebruiken in je uitnodiging of door op je activiteit een aanbod met non-alcoholische dranken te voorzien, maak je jouw initiatief toegankelijker.

Soms betekent een specifieke voorziening (doventolk, ringleiding, hellend vlak, ...) een extra kost. Als het maximumbedrag van je aanvraag niet volstaat om een voorziening voor mensen met een beperking te bekostigen, dan kan je 250 euro extra aanvragen. Dat kan voor elke categorie van Samen aan Zet. Motiveer dit duidelijk in je aanvraag.  

Lees meer tips om je activiteit toegankelijker te maken

Wanneer dien je jouw aanvraag in?

Doe je aanvraag ruim op voorhand, zodat je weet of de steun is goedgekeurd vóór je initiatief plaatsvindt.

Voor bedragen tot en met 500 euro:

Doe je aanvraag ten laatste 6 weken vóór de datum of start van het initiatief. Dien je later in, dan wordt je dossier niet meer verwerkt en ontvang je dus ook geen geld. Ongeveer 6 weken na je aanvraag krijg je bericht van de dienst en weet je of jouw subsidieaanvraag goedgekeurd werd.

Voor bedragen vanaf 500 euro:

Er zijn 6 indiendata per jaar: 15 januari, 15 maart, 15 mei, 15 juli, 15 september en 15 november. Een jury beoordeelt je dossier. Je krijgt ten vroegste 8 weken na de uiterste indiendatum bericht. Die 8 weken beginnen te lopen vanaf de uiterlijke indiendatum (dus niet vanaf de datum waarop je je aanvraag verstuurde).

Wanneer wordt jouw subsidie uitbetaald?

Ten laatste een maand nadat je bericht kreeg over de goedkeuring van je aanvraag.  

Hoe vraag je de subsidie aan?

Vul het aanvraagformulier in online, via e-mail of op papier.

• Online
• Via e-mail: download het formulier, vul in en stuur het als bijlage naar samenaanzet@stad.gent
• Op papier: print het formulier en bezorg het ingevuld aan het Gentinfo Stadskantoor.

Je kan het ook per post opsturen naar de Dienst Lokaal Sociaal Beleid, Samen aan Zet, Botermarkt 1, 9000 Gent.

Bij je aanvraag voeg je als bijlage je geplande uitgaven en inkomsten.
Het inhoudelijk en financieel verslag bezorg je ten laatste twee maanden na het (einde van het) initiatief aan het team Samen aan Zet.

Invulsjablonen voor inhoudelijk en financieel verslag en geplande inkomsten en uitgaven vind je ook onderaan deze pagina.

Hulp nodig bij je aanvraag?

Neem contact op met je buurtwerker. Je kan ook altijd terecht bij het team Samen aan Zet op 09 266 55 10 of via samenaanzet@stad.gent 

Wat na je initiatief?

Als je initiatief afgelopen is, horen we graag van jou hoe het verlopen is. 

• Heb je een kleine subsidie (minder dan 500 euro) aangevraagd, bezorg dan binnen de twee weken na je initiatief twee bewijsstukken waaruit duidelijk blijkt dat het initiatief doorgegaan is: twee sfeerfoto’s en/of een flyer, affiche, uitnodiging … Je houdt je tickets, facturen ... tot 6 maanden na je initiatief bij. Deze kunnen namelijk nog ter controle opgevraagd worden. 

• Heb je een grote subsidie (meer dan 500 euro) aangevraagd, bezorg dan ten laatste twee maanden na afloop van je initiatief:  
  • het ingevulde inhoudelijk en financieel verslag  . Voeg hierbij alle financiële bewijsstukken (facturen, kassatickets, onkostennota's …) die aantonen waarvoor je de subsidie gebruikte.
  • twee sfeerfoto’s  

Zowel bij een kleine als grote aanvraag zorg je ervoor dat de deelnemers van je initiatief weten dat foto's als bewijsstuk voor de toegekende subsidie kunnen dienen. De Stad Gent kan deze foto’s ook in haar communicatie gebruiken om Samen aan Zet te promoten bv. op de website, in folders …

Belangrijk!: Als je een ander bewijsstuk dan een kassaticket indient, dan vermeldt dit document minstens de volgende gegevens:

• de aankoopdatum van het goed of de datum van de dienstverstrekking
• een duidelijke omschrijving van het aangekochte goed of de verstrekte dienst
• de gegevens van de koper-organisator (naam, rechtsvorm zoals bv. vzw of feitelijke vereniging, adres)
• de gegevens van de verkoper/dienstverstrekker (naam, adres, ondernemingsnummer/btw-nummer)

Het is de verantwoordelijkheid van de organisatie om de (eventuele) fiscale aspecten in verband met de aankoop van goederen of het inhuren van diensten correct op te volgen en af te handelen. 

Uitzonderingen of meer specifieke voorwaarden?

Raadpleeg het reglement.

Regelgeving