Vertrouwelijke meldingen klok­ken­lui­ders­re­ge­ling

Een klokkenluidersmelding kan gaan over alle inbreuken begaan door de Stad Gent op wetgeving en regelgeving die in Vlaanderen van toepassing zijn. Het gaat om een handeling of nalatigheid die onrechtmatig is, of het doel of de toepassing van regelgeving ondermijnt. Zoals meldingen over corruptie, fraude, discriminatie, grensoverschrijdend gedrag, ...

Als je als klokkenluider een inbreuk meldt, ben je door de regeling beschermd.

Wie kan een melding doen?

Personen

• die een werkrelatie hebben met de Stad Gent, OCMW Gent of een van de verzelfstandigde agentschappen én
• die een inbreuk willen melden begaan door (personeelsleden van) de Stad, het OCMW of de verzelfstandigde agentschappen

Is de (mogelijke) inbreuk niet door ons gepleegd, maar bv. door een burger? Ga dan naar de webpagina over meldpunten.

Personen kunnen zowel statutaire als contractuele personeelsleden zijn, alsook externen die een werkrelatie hebben, zoals:

• Personen die lid zijn van een bestuurlijk, leidinggevend of toezichthoudend orgaan. Ook leden die niet bij het dagelijks bestuur zijn betrokken, vrijwilligers en bezoldigde of onbezoldigde stagiairs.
• Aannemers, onderaannemers, leveranciers en iedereen die werkt onder hun toezicht en leiding.
• Personen die informatie over inbreuken hebben gekregen tijdens een werkrelatie die intussen beëindigd is.
• Personen van wie de werkrelatie nog moet beginnen en die informatie over inbreuken hebben gekregen tijdens de aanwervingsprocedure, of tijdens andere onderhandelingen vóór een contract werd afgesloten.

Heb je géén werkrelatie met de Stad Gent, OCMW Gent of een van de verzelfstandigde agentschappen? Dan kan je geen inbreuk melden in het kader van de klokkenluidersregeling.

Je kan met je melding wel terecht bij Gentinfo of de Ombudsdienst.

Hoe doe je een melding?

Via welk kanaal je een melding doet, hangt af van 2 zaken:

• Welke werkrelatie je hebt: als personeelslid of als externe
• Met welke entiteit je een werkrelatie hebt.

Werkrelatie met de Stad Gent, OCMW Gent, IVA Mobiliteitsbedrijf of IVA Historische Huizen?

Via het intern meldpunt 

Zowel personeelsleden als externen kunnen een melding aan het intern meldpunt bezorgen. Je kan je melding zowel anoniem als niet-anoniem (maar wel vertrouwelijk) doen. Met het oog op verder onderzoek, doe je je melding bij voorkeur niet anoniem. Je niet-anonieme melding wordt ook op een vertrouwelijke manier behandeld. 

Er zijn drie mogelijkheden.

1. Digitaal, via de tool. Dit is de snelste manier voor een vlotte afhandeling.

• Hou je gebruikersnaam en wachtwoord goed bij, je kan die niet opnieuw aanvragen.
• Alle communicatie zal via de tool verlopen.
• Raadpleeg de tool zelf voor een stand van zaken. Je krijgt alleen een automatische melding als je je e-mailadres opgeeft.

2. Telefonisch via 09 266 50 22

3. Schriftelijk per brief.

• Vermeld het woord ‘vertrouwelijk’ duidelijk op de omslag.
• Verzend de brief naar:
  Vertrouwelijk
  Intern meldpunt
  Botermarkt 1
  9000 Gent
• De brief wordt niet geopend door de postkamer maar wordt rechtstreeks aan het intern meldpunt bezorgd.

Je hebt het recht om binnen een redelijke termijn een afspraak te krijgen voor een fysieke ontmoeting met (een vertegenwoordiger van) het intern meldpunt om de informatie van je melding te bespreken. Het intern meldpunt informeert je als de (telefoon)gesprekken worden opgenomen.

Personeelsleden kunnen alle informatie over het intern meldpunt en de procedure ook vinden op het intranet (Mia).

Via het extern meldingskanaal Audit Vlaanderen

Het intern meldpunt behandelt je melding op een onafhankelijke en doeltreffende manier en geniet dus steeds de voorkeur. Toch kan je je inbreuk ook melden bij het extern meldingskanaal Audit Vlaanderen als:

• Je extern bent
• Je personeelslid bent, en je bent van mening dat de melding toch niet doeltreffend intern behandeld kan worden
• Je personeelslid bent, en je denkt dat je het risico loopt op represailles.

Werkrelatie met Amal, De Centrale, De Fietsambassade Gent, SodiGent of Muziekcentrum De Bijloke?

Vind de regeling en de juiste contactgegevens op de website van de EVA vzw zelf:

• EVA vzw Amal
• EVA vzw De Centrale
• EVA vzw De Fietsambassade Gent
• EVA vzw Muziekcentrum De Bijloke
• EVA vzw SodiGent

Werkrelatie met EVA vzw BIG, EVA vzw REGent of EVA vzw Wijk-werken?

Deze verzelfstandigde agentschappen hebben geen eigen personeel. Een intern meldpunt is dus niet van toepassing.
Inbreuken kan je rechtstreeks bij de Vlaamse Ombudsdienst melden: het extern meldingskanaal voor EVA vzw's.

Wat gebeurt er met je melding?

Het intern meldpunt

Het extern meldingskanaal

Voor de specifieke procedure van de externe meldingskanalen kan je terecht bij Audit Vlaanderen of de Vlaamse Ombudsdienst.

Verwerking van je persoonlijke gegevens

Als je persoonlijke gegevens beschikbaar zijn, verwerken de meldingskanalen jouw gegevens bij de behandeling en registratie van meldingen, op basis van de algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Deze gegevens kunnen verwerkt worden:

• naam van de melder;
• contactgegevens en functie van de melder;
• naam van de facilitator (persoon die ondersteuning geeft aan de melder zoals een vertrouwenspersoon, de vakbond, rechtshulp) of van derden die verbonden zijn met de melder en die het slachtoffer kunnen worden van sancties in een werkcontext;
• naam en de functie van de vermoede schender en informatie over de inbreuken;
• naam van de getuigen;
• schriftelijke meldingen;
• stemopnames en het schriftelijke verslag van mondelinge meldingen.

Advies nodig?

Wil je gratis advies vooraleer je de inbreuk begaan door de Stad Gent meldt bij het intern meldpunt?

Stuur je adviesvraag naar de Juridische Dienst en Kennisbeheer van de Stad Gent: klokkenluidersadvies@stad.gent.

Je krijgt informatie en advies over de:

• Klokkenluiderstool
• Beschikbare procedures die bescherming bieden tegen sancties
• Rechten van de vermoede schender (persoon over wie de melding gaat).

Wie kan geen advies vragen?

• Burgers
• Personen die inbreuken melden die niet zijn gepleegd door de Stad Gent

Regelgeving

Het Bestuursdecreet van de Vlaamse overheid voorziet een procedure waarbij je inbreuken kan melden en bescherming krijgen. Deze regelgeving is gebaseerd op de klokkenluidersrichtlijn 2019/1937 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2019 inzake de bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht melden.

Lees de klokkenluidersregeling in het Bestuursdecreet