Opleidingsplan opstellen? Zo ga je te werk

Sinds 2023 maakt de arbeidsdeal het opleidingsplan verplicht in grotere bedrijven. Alle werknemers hebben nu ook een individueel recht op opleiding. Doel van de maatregel is om elke werknemer de kans te geven zich te blijven ontwikkelen. Maar wat houdt zo’n opleidingsplan in? En hoe begin je er als werkgever aan? 

Duurzame inzetbaarheid voor jouw bedrijf

Bij de arbeidsdeal ligt de nadruk op leren op de werkvloer. Dat heeft heel wat voordelen, zowel voor werkgevers als werknemers. Werkgevers kunnen zo efficiënter omgaan met verandering en met de uitdagingen van de evoluerende arbeidsmarkt. Werknemers zijn op hun beurt gemotiveerder en inzetbaar in essentiële functies in je bedrijf. Om ervoor te zorgen dat jouw werknemers de skills hebben die nodig zijn in je onderneming, is het dus belangrijk om het opleidingsplan strategisch in te zetten.

Wat houdt het opleidingsplan in?

In een opleidingsplan leg je vast welke extra kennis en vaardigheden, en welke opleidingen jouw organisatie en medewerkers nodig hebben om de beoogde (bedrijfs)doelen te behalen. 

Het opleidingsplan moet jaarlijks en uiterlijk tegen 31 maart opgesteld zijn. Concreet ben je als werkgever met 20 of meer werknemers verplicht om je werknemers 5 dagen opleiding te garanderen vanaf 2024. Die stel je op in een jaarlijks opleidingsplan. Dat opleidingsplan bevat minstens: 

• de aangeboden opleidingen (informele en formele opleidingen)
• de werknemers voor wie ze bestemd zijn

Opleidingen moeten beantwoorden aan de definitie van NBB. 

Formele opleidingen zijn ontwikkeld door docenten of loopbaanbegeleiders. Ook e-learning hoort daarbij. In de databank van het Werkschakelpunt heb je een handig overzicht van alle HR-dienstverleners in de Gentse regio. Maar het opleidingsplan kan ook informele opleidingen bevatten, zoals on-the-job-training, coaching, jobrotatie, lerende netwerken, zelfstudie, conferenties of beurzen. 

Hoe moet het opleidingsplan eruitzien?

Je kan het opleidingsplan op papier of elektronisch aanmaken. Er is geen verplicht model. Je kan als werkgever dus kiezen hoe het opleidingsplan voor je medewerkers eruitziet.

Het opleidingsplan wordt binnen de onderneming bewaard. Werknemers en vertegenwoordigers moeten eenvoudig toegang hebben tot het opleidingsplan. 

Telkens de werknemer een opleiding volgt, wordt het aantal gevolgde opleidingsdagen zo snel mogelijk in de individuele opleidingsrekening vermeld. 

Download nu de template voor een opleidingsplan

Heb je een tekort aan kandidaten in knelpuntberoepen? Dan kan je ook dat via het opleidingsplan aanpakken. Door omscholings- of doorstroomtrajecten geef je jouw werknemers namelijk skills die essentieel zijn voor de toekomst van je bedrijf. Wil je graag de mogelijkheden van zo’n transitietraject in kaart brengen? Het Werkschakelpunt Gent ondersteunt werkgevers door je door te verwijzen naar de juiste HR-dienstverleners. 

Voor wie is een opleidingsplan verplicht?

• Heb je meer dan 20 werknemers? 

Bedrijven met meer dan 20 werknemers zijn verplicht om minstens 1 keer per jaar een opleidingsplan te maken. Daarnaast stelt de arbeidsdeal dat elke werknemer beschikt over een individueel opleidingsrecht. 
Dit recht bedraagt in 2023 ten minste 4 opleidingsdagen per jaar en ten minste 5 opleidingsdagen per jaar vanaf 2024. Zijn die dagen niet opgebruikt, dan gaan ze over naar het volgende kalenderjaar. Dan wordt gekeken naar het gemiddelde per jaar over een periode van 5 jaar. Concreet moet elke voltijdse werknemer vanaf 1 januari 2024 gedurende een periode van 5 jaar, gemiddeld ten minste 5 opleidingsdagen per jaar hebben gevolgd.

• Tussen 10 en 20 werknemers?

Heb je meer dan 10 en minder dan 20 werknemers? Dan moet je een voltijdse werknemer een opleidingskrediet van ten minste 1 dag per jaar garanderen. Je kan ook beslissen om je werknemers meer opleidingsrechten te geven.

De drempel voor het opmaken van een jaarlijks opleidingsplan ligt op 20 werknemers. Dat is uitgedrukt in voltijdsequivalenten. Een deeltijdse medewerker zal dus slechts voor een deel meetellen. 

• Minder dan 10 werknemers?

Kleinere werkgevers met minder dan 10 werknemers zijn niet verplicht om een opleidingsplan op te stellen. Daar zijn informele opleidingen en on-the-job-training gebruikelijker. Je hoeft dus geen gedetailleerd plan op te stellen. Zoek je toch een eenvoudige manier om je werknemers bij te scholen, bijvoorbeeld via e-learning? Het Werkschakelpunt Gent is op de hoogte van de HR-dienstverlening in de Gentse regio en adviseert je met plezier over de mogelijkheden. 

Het aantal werknemers is een gemiddelde over een referteperiode, uitgedrukt in voltijdsequivalenten. Zelfs met meer dan 10 werknemers (van wie sommigen deeltijds), kun je dus onder de grens van 10 voltijdse medewerkers blijven.

Voor welke werknemers in het bedrijf zijn de opleidingen bedoeld?

De opleidingsplannen zijn bedoeld voor alle werknemers van de onderneming. Als werkgever moet je wel bijzondere aandacht besteden aan 50+’ers en mensen die behoren tot een risicogroep, zoals werknemers met een verminderde arbeidsgeschiktheid. 

Hoe moet ik het opleidingsplan vastleggen als werkgever?

Je moet als werkgever het sociaal overleg respecteren. Ga als volgt te werk:

1. Eerst leg je een ontwerp voor aan je ondernemingsraad. Als die er niet is, leg je het opleidingsplan voor aan de vakbondsafvaardiging. 
2. De ondernemingsraad (of de vakbondsafvaardiging) brengt uiterlijk op 15 maart van elk jaar een advies uit. Het is dus aangewezen om het ontwerp in februari klaar te hebben en ten laatste begin maart mee te delen.
3. Uiterlijk vóór 31 maart van elk jaar leg je de inhoud van het opleidingsplan voor je werknemers vast.

In afwachting van verdere regels wordt het opleidingsplan binnen de onderneming bewaard.

Zijn mijn werknemers verplicht om de opleidingsdagen op te nemen?

Nee, je medewerkers zijn niet verplicht om de opleidingsdagen op te nemen. Het is een recht. Je moet als werkgever je medewerkers alle kansen geven om een opleiding te volgen.  

Vind je dat je medewerkers bijscholing nodig hebben om hun takenpakket goed uit te voeren, dan kun je je werknemers uiteraard wel verplichten om een opleiding te volgen.